Wer Privatpatienten behandelt oder IGeL-Leistungen anbietet, kennt das Problem: offene Rechnungen. Eine Mahnung zu schreiben und die Forderung einzutreiben, ist lästig und zeitaufwändig. Wer Patienten zur Zahlung auffordert und dabei diese Tipps beherzigt, hat es da sehr viel leichter.
1. Vor Ort bezahlen
Nicht jeder Patient, der nicht zahlt, tut das aus böser Absicht. Manche sind auch einfach nur vergesslich. Damit es gar nicht so weit kommt, sollte die Rechnung also möglichst noch vor Ort in der Praxis bezahlt werden. Entweder bar gegen Quittung oder – um die Quote der Sofortzahler zu erhöhen – per EC-Karte. Dafür muss ein Kartenterminal angeschafft werden. Das bedeutet etwas Aufwand, ist aber kein Hexenwerk. Mittlerweile gehört es sogar in kleinen Läden und Cafés zum Standard.
2. Keine Zweifel lassen
Die Rechnung – und auch eventuell folgende Mahnschreiben – müssen eindeutig sein. Bis wann muss gezahlt werden? Ein konkretes Datum (15. Juni) ist besser und verbindlicher als eine Zeitspanne (innerhalb von 30 Tagen). Denn daran erinnert man sich leichter!
3. Erinnern
Ist die Rechnung auch nach dem Stichtag noch unbezahlt, warten Sie noch ein paar Tage. Vielleicht trudelt das Geld ja doch noch ein. Wenn Sie dann die erste Mahnung verschicken, verpacken Sie sie als freundliche Erinnerung. Gehen Sie davon aus, dass es sich um ein Versehen handelt. Falls Sie die Zustimmung des Patienten haben, senden Sie eine SMS, E-Mail oder Push-Nachricht.
Ideal, aber zeitaufwändiger, ist es, den säumigen Patienten anzurufen. Ein persönliches Gespräch steigert die Zahlungsmoral noch einmal deutlich. Außerdem können Sie so erfahren, ob es besondere Gründe gibt, warum noch nicht gezahlt wurde. Vielleicht ist der Patient derzeit nicht liquide und würde sich eine Ratenzahlung wünschen. Diese können Sie natürlich auch auf dem Schriftweg anbieten.
4. Richtig mahnen
Die zweite Mahnung sollte im Tonfall bestimmter sein, aber dennoch höflich. Nennen Sie noch einmal Rechnungsnummer, Betrag und Datum der ursprünglichen Rechnung, sowie die finale Frist – auch hier als konkretes Datum. Listen Sie alle erbrachten Leistungen und die jeweiligen Entgelte dafür auf und ergänzen Sie etwaige Auslagen, Gebühren und Entschädigungen. Erklären Sie auch, was passiert, wenn die Rechnung nicht gezahlt wird.
Wie Sie die Mahnung richtig schreiben und wie ein gerichtliches Mahnverfahren abläuft, erfahren Sie in unserer Praxisinfo „Mahnverfahren: Wie reagiere ich auf nicht bezahlte Rechnungen?“. Die Praxisinfo und die anschließende Rechtsberatung sind für Mitglieder des NAV-Virchow-Bundes kostenlos und exklusiv.
5. Hilfe holen
Spätestens, wenn Sie das Mahnverfahren eröffnen – oder aber von Beginn an – können Sie sich Hilfe bei Experten für Mahnwesen und Rechnungslegung holen. Für Mitglieder des NAV-Virchow-Bundes ist Rechtsberatung – in allen beruflichen Fragen – schon im Mitgliedsbeitrag enthalten.
„Factoring-Gesellschaften“ decken häufig sämtliche Schritte von der Rechnungslegung bis zum Inkasso ab. Wenn Sie so einen externen Dienstleister in Ihren Rechnungsprozess einbinden, müssen Sie dafür Patientendaten weitergeben. Die Erlaubnis dazu müssen Sie wiederum bei Ihren Patienten einholen – am besten standardmäßig vor Beginn der Behandlung. Außerdem müssen Sie den Dienstleister im Sinne Ihres Datenschutzes verpflichten. Mehr dazu finden Sie auf unserer Themenseite „Datenschutz-Grundverordnung für Ärzte“.
Sie können also schon früh die Weichen stellen, dass Ihre Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden. Haben Sie noch mehr Tipps, wie Sie die Zahlungsmoral Ihrer Patienten verbessern? Dann teilen Sie sie mit uns in den Kommentaren.
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